Workflows

Das meiste in Spyglasses ist eine Abfolge. Eine Marke zu baselinen heißt: einen Report starten, den Wettbewerbersatz korrigieren, Prompts ergänzen und sie täglich messen lassen, und zwar in dieser Reihenfolge, weil jeder Schritt den nächsten speist. Eine Krise zu bearbeiten heißt: die Behauptungen zuerst als Kernbotschaften festhalten, bevor Sie ihre Entwicklung verfolgen können. Bisher lebte diese Abfolge in Onboarding-Gesprächen.

Workflows bringen sie ins Produkt. Ein Workflow ist eine geordnete Liste von Schritten. Jeder benennt eine Seite, die Sie schon haben, und sagt, wie „erledigt“ aussieht. Beim Öffnen sehen Sie links die Schritte und rechts, was zu tun ist, warum es zählt, und eine Schaltfläche zu der Seite, auf der Sie es tun.

Das lernen Sie

• Was mit einer Property passiert, sobald Sie sie anlegen
• Wie Schritte abgehakt werden und warum Sie selbst selten etwas anklicken müssen
• Der Unterschied zwischen einer gemeinsamen Checkliste und einer für eine bestimmte Sache
• Wie ein Workflow Ihnen auf die Seiten folgt, auf denen die Arbeit passiert
• Wann Sie einen Schritt überspringen und wann Sie ihn selbst als erledigt markieren
• Wo die ausführliche Anleitung zu jedem Workflow liegt

Die Bibliothek

Die Bibliothek listet die Workflows, die zu dieser Property passen. Eine Person sieht nie die Workflows zum Site-Audit. Ein Produkt sieht nie jene, die eine eigene Website voraussetzen. Die Zielgruppenfilter oben grenzen weiter ein, und jede Karte nennt die genutzten Dashboards, die Zahl der Schritte und Ihren Stand.

Der Katalog wächst in Etappen. Fehlt ein Workflow, den Sie erwarten, ist er noch nicht fertig und nicht etwa vor Ihnen verborgen.

Eine neue Property einrichten

Wenn Sie eine Property anlegen, startet Spyglasses den Einrichtungs-Workflow für Sie. Sie müssen nichts anklicken. Wenn jemand die Property das nächste Mal öffnet, steht das Panel schon in der Ecke, bei Schritt eins.

Fünf Schritte, in der Reihenfolge, in der sie aufeinander aufbauen:

1. Einen AI-Visibility-Report starten. Wo die Marke heute steht und gegen wen.
2. Die Prompts ergänzen, die Ihre Käufer stellen würden. Fünfzehn oder mehr, über alle drei Kaufphasen.
3. Die Wettbewerber ergänzen, die zählen. Der Share of Voice wird gegen diese Liste gemessen.
4. Ein Projekt anlegen. Das ist es, was die Prompts täglich messen lässt.
5. Ein Ziel mit dem Projekt verbinden. Richten Sie es auf eine Seitengruppe, die Sie verbessern, oder auf eine Coverage-Gruppe der Platzierungen, die Sie gewinnen.

Der letzte Schritt verbindet die Arbeit mit der Zahl. Ein Projekt ohne Ziel misst Sichtbarkeit allgemein. Ein Projekt mit einem Seitengruppen- oder Coverage-Gruppen-Ziel misst die Sichtbarkeit dessen, woran Sie tatsächlich arbeiten.

Drei Stellen zeigen, wie weit eine Property ist. Das Panel folgt Ihnen auf die Seiten, auf denen die Arbeit passiert. Die Navigation zeigt denselben Stand unter Workflows, auf eine Zeile gefaltet. Und die Property-Liste Ihrer Organisation markiert alles Unfertige mit einem Chip Noch nicht im Tracking, der den Workflow öffnet.

Er endet, wenn die Property täglich gemessen wird und ein Ziel daran hängt. Der Chip verschwindet, und die Dashboards übernehmen.

Fürs Erste erledigt legt das Panel für diese Property weg und lässt es weg. Über den Navigationsblock und die eigene Seite des Workflows holen Sie es zurück.

Schritte haken sich selbst ab

Genau das unterscheidet einen Workflow von einer Checkliste.

Jeder Schritt benennt etwas, das Spyglasses bereits sieht: einen fertigen Report, vier oder mehr Wettbewerber, ein Projekt mit Prompts, mindestens eine positive Kernbotschaft. Haben Sie die Wettbewerber letzte Woche angelegt, ist der Schritt schon grün, wenn Sie ankommen. Sie sollen Arbeit nie bestätigen, die bereits erledigt ist.

Schritte werden unabhängig voneinander gelesen. Schritt vier vor Schritt zwei zu erledigen hakt Schritt vier ab. Der aktuelle Schritt ist einfach der erste, der weder erledigt noch übersprungen ist. So zeigt er immer auf das Nächste, das sich lohnt.

Ein Schritt kann auch fertig werden, während Sie hinschauen. Öffnen Sie die Report-Seite in einem zweiten Tab, starten Sie einen Report, kommen Sie zurück, und der Schritt ist grün. Die Seite aktualisiert sich, sobald Sie zum Fenster zurückkehren, und neben dem Fortschrittsbalken gibt es dafür eine Schaltfläche Aktualisieren.

Bei manchen Schritten gibt es nichts zu prüfen: einen Report lesen, das Team briefen, entscheiden, welche Seiten zusammengelegt werden. Diese sind entsprechend gekennzeichnet und gelten als erledigt, wenn Sie es sagen.

Einem Workflow folgen

Wenn Sie die Seite eines Schritts aus dem Workflow heraus öffnen, bleibt der Workflow nicht zurück. Ein kleines Feld dockt in der Ecke der Seite an und begleitet Sie. Es benennt den Schritt, den Sie vorhaben, wiederholt, woran Sie das Ende erkennen, zeigt dieselben Belege wie der Workflow und übergibt die nächste Seite, sobald der Schritt erledigt ist.

Das Feld schaut nach jeder Änderung auf der Seite erneut nach, und ebenso, sobald Sie zum Tab zurückkehren. Ein Schritt, der währenddessen fertig wird, hakt sich vor Ihren Augen ab. Auf einer Seite, die nicht zum Workflow gehört, zeigt das Feld den Schritt, bei dem Sie stehen, und bietet an, dessen Seite zu öffnen.

Weiter öffnet die Seite des nächsten Schritts. Überspringen und Als erledigt markieren tun hier dasselbe wie im Workflow selbst. Der Pfeil klappt das Feld zu einem kleinen Reiter in der Ecke zusammen, das Kreuz legt es weg, bis Sie wieder einen Schritt öffnen.

Eine ruhigere Fassung sitzt in der Navigation unter Workflows: der Name des Workflows, wie weit Sie sind, und die ganze Liste der Schritte, wenn Sie sie aufklappen.

Welchem Workflow Sie folgen, merkt sich nur dieser Browser. Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen das nicht, das Löschen der Browserdaten vergisst es, und nichts davon ändert etwas an dem, was gemessen wird.

Gemeinsame Checklisten und solche für eine bestimmte Sache

Workflows gibt es in zwei Formen, und die Karte sagt Ihnen, welche.

Ein gemeinsamer Workflow ist die Checkliste der Property selbst. Baseline und tägliche Messung ist das klarste Beispiel. Es gibt eine richtige Antwort für eine Property, alle im Team arbeiten darauf hin, und jede kann dort weitermachen, wo eine Kollegin aufgehört hat. Ein zweiter Start öffnet das, was Ihre Kollegin begonnen hat, statt eine zweite Kopie anzulegen.

Die andere Form richten Sie auf eine bestimmte Sache. Eine Grounding-Suche zu gewinnen ist das Beispiel. Drei Personen können in derselben Woche drei verschiedene Seiten verbessern, und keine soll die Schritte der anderen abhaken. Beim Start werden Sie gefragt, wofür der Workflow ist: ein Vorfalls-Tag für die Krisenkommunikation, ein Monat fürs Reporting, eine Seite und eine Suchanfrage für den Optimizer. Die Karte listet, was schon läuft, samt Thema, wer es gestartet hat und wie weit es ist.

Manchmal gibt es die Sache noch nicht, auf die Sie zielen. Der Optimizer-Workflow ist das Beispiel, weil Sie die Seite unterwegs bewerten. Dann bietet der erste Schritt eine kurze Auswahl an. Öffnen Sie den Citation Optimizer über die Schaltfläche im Schritt, verknüpft sich das Ergebnis von selbst und Sie werden gar nicht gefragt.

Überspringen und als erledigt markieren

Zwei Dinge kommen obendrauf, und beide setzen voraus, dass Sie den Workflow gestartet haben.

Überspringen nimmt einen Schritt aus der Abfolge und aus der Zählung. Den optionalen Schritt zu den Kernbotschaften zu überspringen lässt Sie nicht dauerhaft bei sechs von sieben. Es lässt Sie bei sechs von sechs. Rückgängig machen holt ihn zurück.

Als erledigt markieren ist für Arbeit, die Spyglasses nicht sehen kann. Sie sticht das, was die Daten sagen, und genau das wollen Sie bei „Report gelesen und Team gebrieft“. Die Anzeige sagt, wenn ein Schritt auf Ihrer eigenen Markierung steht statt auf Daten, damit niemand das später verwechselt.

Keines von beidem ändert etwas an den Messwerten. Einen Workflow zu beenden löscht seine Markierungen und sonst nichts.

Die ausführlichen Anleitungen

Zu jedem Workflow gibt es eine geschriebene Anleitung für alles, was Schritte nicht leisten: wie viele Wettbewerber genug sind, welche Prompts sich lohnen, was in einer Krisennotiz stehen sollte. Wo der Artikel veröffentlicht ist, verlinkt der Workflow ihn als Vollständige Anleitung lesen und die Karte als Anleitung lesen. Wo er noch fehlt, sagt die Karte das, statt ins Leere zu verlinken.

Von der Organisationsseite aus

Manche Workflows beginnen, bevor es eine Property gibt, an der sie arbeiten können. Sie liegen deshalb auf der eigenen Seite Workflows Ihrer Organisation und nicht bei einer einzelnen Property.

Eine neue Marke anzulegen ist der klarste Fall. Eine Marke zu baselinen beginnt damit, sie anzulegen, also ist der erste Schritt die Marke selbst. Starten Sie den Workflow in der Organisation, klicken Sie Property anlegen, und er folgt der neuen Property auf deren eigene Seite, mit Schritt eins bereits abgehakt. Zwei Personen, die in derselben Stunde zwei Marken anlegen, bekommen je eine eigene Kopie, sodass keine auf die andere wartet. Prospecting läuft andersherum und verlässt die Organisation nie, denn die Pitch-Liste ist eine gemeinsame Checkliste, die jede im Team fortsetzen kann.

Dieselbe Seite listet auch jeden Property-Workflow, denn meistens lautet die Frage „für welche Property ist das“ und nicht „welcher Workflow“. Bei der Auswahl werden Sie gefragt, für welche Property er gilt, angeboten werden nur die passenden, und von dort geht es weiter.

Über allem steht In Arbeit: alles, was quer über alle Properties läuft, mit dem Namen dahinter, dem Stand und einem Link direkt hinein. Das ist die Ansicht, die eine Agentur am Montagmorgen will, und das Einzige, was die Bibliothek einer einzelnen Property nie zeigen kann.

Wer Workflows sieht

Workflows erscheinen für Marken-, Produkt- und Personen-Properties, für alle, die das Brand Dashboard als Startseite ihrer Property eingeschaltet haben. Sie sind nicht Teil des schreibgeschützten Kundenportals, denn ein Workflow führt durch Seiten, für die ein Portal-Zugang kein Konto hat, und mehrere seiner Schritte ändern die Property.

Verwandt

• Brand Dashboard. Die Property-Startseite, neben der die Workflows liegen.
• AI Visibility Reports. Die Baseline, mit der die meisten Workflows beginnen.
• Projects. Was Prompts täglich messen lässt.
• Key Messages. Die Aussagen, die die PR-Workflows verfolgen.